Iniciamos um processo de imersão física no arquivo objetivando o desenho de estratégias sobre como expandir seu acesso por meios digitais. Dotadas de equipamentos de proteção – luvas e máscaras, iniciamos uma investigação coletiva para análise dos conteúdos que logo nos apresentou um enorme desafio em meio ao incontável número de documentos – cartazes, memorandos, convites, recortes de jornais, cartas, telegramas, fotos, relatórios, comunicados: por onde começar?
Compreendemos que a viabilidade dos trabalhos passava pela necessidade de tomar decisões curatoriais, ou seja, definir temáticas e estabelecer recortes temporais que nos permitissem não apenas dar início aos trabalhos, mas também dar sentido conceitual aos processos que estávamos prestes a sistematizar.
Foi assim que à luz da celebração dos 60 anos da ESDI, festejados em 2023, optamos por dois recortes curatoriais: o primeiro deles, a investigação sobre os documentos de pré-fundação e fundação da escola, gerados a partir de 1962, que evidenciou um rico material discursivo acerca do design e sobre o momento histórico que viabilizou sua implementação no país; e segundo, um levantamento da memória gráfica e eventos de outros marcos celebratórios de existência da instituição, a saber: 25, 30, 40 e 50 anos. Esta última se justifica principalmente pelo fato de que, a partir destes marcos temporais, é possível levantar um panorama do que estava sendo produzido e estudado em diferentes períodos da ESDI.
Figura 1: da esquerda para a direita: cartazes comemorativos aos 25 anos, criado por Luciene da Silveira e Roberto Granado; 30 anos, por Goebel Weyne e Rodolfo Capeto; e 40 anos, desenho de Goebel Weyne.
Definidos os recortes curatoriais, iniciamos o processo de investigação documental e desenho da metodologia para disponibilização de cópias digitais de parte do acervo físico na internet. Na gaveta do ano de 1962 encontramos o decreto de fundação da ESDI, que foi utilizado como documento modelo para o desenho das etapas e sistematização da metodologia para os tratamentos subsequentes. São elas: [a] catalogação e metadados, [b] digitalização, [c] salvaguarda, [d] publicação e comunicação. Referências projetuais do campo de digitalização de acervos deram suporte ao desenho da metodologia do projeto, como, o Manual prático para digitalização de acervos para difusão digital – Museu Portátil (2022). Prossigamos para um descritivo de cada uma das quatro etapas do processo.
a. Catalogação e metadados
Nesta etapa o item selecionado é catalogado em uma planilha eletrônica, na qual metadados são criados para descrever o item a partir do seu formato e conteúdo. Ainda que a cópia digital esteja emancipada de sua origem física, decidimos por nomear os itens com o número do gabinete e gaveta em que se encontravam, para viabilizar eventuais buscas físicas a partir do registro digital. Dada a diversidade de tipos de materiais – posters, jornais, cartas, telegramas, fotos, relatórios, comunicados, optamos por nomeá-los a partir de sua tipologia evidenciando o tipo de documento que está sendo catalogado.
Para diferenciar o item de outros registros, criamos um código identificador único (ID) para cada documento, que tipifica o documento, o localiza no arquivo físico e gera uma numeração sequencial única (máximo de cinco algarismos) para os materiais processados no decorrer do projeto. Ao decreto de fundação da ESDI, usado aqui como exemplo, foi atribuído o identificador DEC9100001. DEC corresponde às iniciais de ‘decreto’, que corresponde ao tipo do documento, 9 corresponde ao número do gabinete, e 1 corresponde ao número da gaveta em que o documento se encontra. Os cinco dígitos subsequentes compõem o contador de documentos processados, o que torna o registro do documento único. Este identificador é utilizado também para compor o nome do arquivo digital correspondente.
A partir da análise dos documentos e referências de outros acervos disponibilizados na internet, definimos os demais campos de metadados que comporiam o conjunto de informações sobre um item digitalizado. Estes campos são descritos abaixo ainda utilizando o decreto de fundação como referência:
- Gabinete e Número da gaveta: 9.1
- Nome do arquivo digital: precedido pelo ID único do item e uma breve descrição do item: eg. DEC9100001-decreto-fundacao-esdi.pdf
- Arquivo digitalizado: ligação para o arquivo digitalizado na nuvem para fácil acesso
- Nome item: Decreto de fundação da ESDI 1962
- Data: 25.12.1962
- Número de páginas: 1
- Descrição: Decreto de fundação de Escola de Superior de Desenho Industrial assinado pelo governador Carlos Lacerda e o secretário de educação Carlos Flexa Ribeiro, no dia 05 de dezembro de 1962 no Rio de Janeiro
- Assunto: Fundação ESDI
- Tipologia: Decreto
- Observação: Decreto foi assinado dia 5 de dezembro de 1962 e publicado no dia 25 de dezembro de 1962
- Acervo (acervo ao qual o documento pertence): ESDI
- Autor (caso esteja assinado)
- Idioma: português
- Dimensões: tamanho ofício
- Disponibilidade do objeto: consulta local
Os metadados supra listados estão sendo tratados como dados abertos interligados a partir dos princípios da web semântica W3C – que combina ontologias e metadados de itens do acervo, criando cruzamentos que resultam em resultados contextuais colocados em relação a outros conteúdos. Este ponto é crucial para que tornemos os itens do arquivo relacionais e não somente entes isolados.
Figura 2: pesquisadoras do projeto investigando o arquivo ESDI
b. Digitalização
Para executar a digitalização dos itens do acervo escolhidos a partir da decisão curatorial, lançamos mão de alguns métodos pouco ortodoxos, dado que no início do projeto não contávamos com equipamento de digitalização adequado (scanner). Utilizamos câmeras de alta definição de dispositivos móveis – celulares – apoiados em uma mesa de processamento designada para tal. Uma mesa sem tampo foi posicionada sobre outra mesa – similar, permitindo contarmos com uma estrutura de suporte com quatro lados e vazada no centro. A estrutura serviu também para dar suporte a dois pontos de iluminação de LED. Uma ripa de madeira foi posicionada sobre a estrutura e serviu de apoio ao aparelho celular, permitindo que ele pudesse ser movido em todas as direções, facilitando o enquadramento do item processado. Ainda que posteriormente tenhamos conseguido acesso a um scanner profissional, este método continua sendo aplicado para o processamento de materiais de grande formato, que demandam um distanciamento maior do aparelho de captura da imagem.
Figura 3: suporte improvisado para a realização do escaneamento dos documentos
c. Salvaguarda
É inevitável que os arquivos físicos estejam sujeitos à deterioração devido às dificuldades de conservação que ocorrem na ESDI. A iniciativa de lidar com arquivos digitais pode configurar uma estratégia de salvaguarda eficaz, tornando possível criar espelhos digitais das informações que vêm se deteriorando ao longo do tempo. Todavia, é importante notar que o arquivo digital também está sujeito a instabilidades que podem minar sua existência. Mudanças de softwares, obsolescência de dispositivos, falta de eletricidade e instabilidade em equipamentos de armazenamento são ocorrências possíveis. Neste sentido, optamos por trabalhar com cópias digitais de um mesmo arquivo localizadas em três locais de armazenamento distintos, a saber: um dispositivo de memória portátil (pendrive), o disco rígido local do computador do projeto e o armazenamento em nuvem. Evidente que essa estratégia não é infalível, porém minimiza a probabilidade de eventual perda dos arquivos digitais – ao aumentar o número de possibilidades de recuperação. Uma quarta opção de salvaguarda também se configura a contar pela publicação dos materiais em diferentes plataformas digitais – como o site oficial da ESDI (https://www.esdi.uerj.br/) e o arquivo ESDI aberto (https://arquivoesdi.org/).
Resumo da metodologia:
1. Curadoria e triagem de um documento de acordo com a relevância e o sentido do momento da pesquisa. Por exemplo, se o momento das pesquisas for relacionado com as exposições de comemorações de aniversário da ESDI (ESDI 25, 30, 40 anos, etc), daremos prioridade a estes documentos.
1.1 Leitura integral do documento
1.2 Delegamos as funções de acordo com a quantidade de tarefas, entre elas; manipulação do documento, catalogação, escanear cada página, registro fotográfico e relato escrito.
2. Montagem da estrutura de iluminação e escaneamento de cada documento por completo por aplicativos de scanner no dispositivo móvel. Às vezes nós mesmos auxiliando na iluminação à mão. O formato escaneado é uma folha de ofício, formato esse que não tem grandes dificuldades na hora de tirar fotos.
2.1 Se necessário, o uso de softwares será feito para tratamento de cor, recorte de bordas e demais alterações que decidirmos serem relevantes, sem mudar completamente a essência do documento.
3. Preenchimento de metadados e nomeação do documento.
3.1 Criamos um ID único para aquele documento, com a primeira parte sendo as iniciais do tipo de documento e a parte numérica sendo o número do gabinete seguido pelo número do documento na planilha, com o máximo de até 5 algarismos. Também é referenciado em qual pasta aquele item se encontra, a data, o autor, número de páginas, descrição visual e de conteúdo do documento, idioma e se este se encontra disponível para consulta. Se alguma das categorias anteriores não estiverem referenciadas no documento, denominamos a mesma como “N/I” ou “NÃO INFORMADO”.
3.2 Se necessário, pois neste ponto o processo de catalogação corre de forma mais fluida, há discussão sobre o preenchimento de cada categoria dos Metadados.
4. Salvamos o documento digitalizado em no drive, no computador e em um pendrive.